چرا باید از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کرد؟

1. نظارت: مشاهده پیشرفت روند پروژه، شناسایی پروژه های در معرض خطر، نظارت بر زمانبندی ها و به اشتراک گذاشتن وضعیت پروژه در لحظه.

2. پاسخگویی: به روزرسانی به موقع وضعیت پروژه برای افراد در همه سطوح، نمایش خلاصه همه پروژه ها، کارهای معوقه، اتمام پروژه در زمان مقرر، و جلوگیری از سردرگمی در مورد نقش ها و مسئولیت های فردی.

3. سازماندهی: گردآوری ابزارهای گردش کار در یک مکان، پایگاه داده مرکزی برای همه جزئیات و به روزرسانی های پروژه، ذخیره سازی اطلاعات پروژه در مکانی امن.

اکنون شما دلایل اصلی را برای سرمایه گذاری روی نرم افزار مدیریت پروژه می دانید. حالا زمان آن رسیده که درباره اهمیت انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب برای سازمان خود صحبت کنیم.

شما به عنوان مدیر پروژه باید ابتدا طرح پروژه را تهیه کنید، دامنه پروژه ها را مشخص کنید و همه امکانات موجود در نرم افزار مدیریت پروژه را برنامه ریزی کنید. بنابراین، مهم است که نرم افزار مورد نیاز خود را هوشمندانه انتخاب کنید.

حالا بیایید ویژگی های اساسی که یک نرم افزار مدیریت پروژه باید داشته باشد تا بتواند موثر واقع شود را، بررسی کنیم.

1. مدیریت ریسک

ریسک هر شرایط نامشخصی است که می تواند بر پروژه شما تأثیر بگذارد. و هیچ پروژه ای بدون ریسک اجرا نمی شود.

از زمانی که پروژه شروع می شود تا مراحل پیشرفته آن، همواره امکان به وجود آمدن شرایط پیش بینی نشده که می توانند تاثیراتی بر روند پیشرفته پروژه بگذارند وجود دارد.

بنابراین، مدیران پروژه از روند مدیریت ریسک استفاده می کنند تا مشکلات احتمالی را که ممکن است بر جدول زمانی پروژه تأثیر بگذارد، به حداقل برسانند. نرم افزار شما باید بتواند خطرات موجود در برنامه پروژه را شناسایی و مدیریت کند و کلیه ریسک ها را از قبل محاسبه کند.

2. مدیریت منابع

برنامه ریزی برای تخصیص منابع، فرآیندی است که توضیح می دهد چه نوع منبعی مورد نیاز است و در چه زمانی باید به کار گرفته شود. بنابراین استفاده از ابزاری که مدیریت منابع را تسهیل می کند، می تواند بسیار مفید باشد. برای هر پروژه، مدیریت منابع بخشی جدایی ناپذیر است که می تواند شما را از کل هزینه پروژه و سایر موارد مرتبط آگاه کند.

بنابراین، داشتن یک عملگر مدیریت منابع بر روی  برای محاسبه هزینه ها و توزیع درست وظایف می تواند بسیار مفید باشد.